Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja

Suomen Youth For Understanding ry (YFU Suomi) kunnioittaa asiakkaidensa, jäsentensä ja vapaaehtoistensa yksityisyyttä. YFU Suomi pyrkii aina suojaamaan henkilötiedot parhaalla mahdollisella tavalla noudattaen voimassa olevia lakeja ja asetuksia. YFU Suomen tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin YFU Suomen keräämiin tai YFU Suomelle luovutettuihin henkilötietoihin, mukaan lukien verkkosivujen, mobiilisivustojen, sovellusten, laitteiden ja muiden interaktiivisten sivustojen sekä lähetettyjen HTML-muotoisten sähköpostiviestien välityksellä kerätyt tai meille toimitetut henkilötiedot. Jos et hyväksy tämän tietosuojaselosteen ehtoja, älä käytä verkkosivua tai lähetä YFU Suomelle henkilötietojasi.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Suomen Youth For Understanding ry

Opastinsilta 6 A, 00520 Helsinki
yfu.finland@yfu.fi
09 6226 130

Y-tunnus: 0275 922-1

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö on yhdistyksen toiminnanjohtaja Riikka Mahlamäki, riikka.mahlamaki@yfu.fi.

Henkilötietojen Käsittelyn käyttötarkoitus

Suomen Youth For Understanding ry (YFU Suomi) ylläpitämissä henkilörekistereissä olevia henkilötietoja käytetään tuottamaan ja toteuttamaan YFU Suomen tarjoamia palveluita, vapaaehtoistoimintaa, yhdistystoimintaa, palveluiden laskuttamista ja maksujen keräämistä ja perimistä asiakkailta ja jäseniltä.

Henkilötietoja käytetään myös suoramarkkinointiin, myynninedistämiseen, mielipide- ja markkinatutkimuksiin, markkinointiviestintään tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin ja palautteen keräämiseen. Markkinointia, tutkimuksia ja viestintää voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja profiloituna toimenpiteiden kohdentamiseksi. Henkilötietoja käytetään myös suoramarkkinointikieltojen hallintaan.

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. YFU Suomi noudattaa hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja henkilötietolakia.

KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

YFU Suomi käsittelee henkilötietoja, jotka henkilö itse tai hänen huoltajansa on meille antanut esim. vaihto-ohjelmaan hakiessaan ja suostunut niiden käsittelyyn.

YFU Suomi voi myös kerätä tietoa nettisivujensa käyttäjistä tarjotakseen verkossa ja muulla tavoin kokemuksia, jotka vastaavat nettisivujen käyttäjien ja vaihto-oppilastoimintaan osallistuvien henkilöiden tarpeita ja mielenkiintoa. Tietojen kerääminen voi liittyä YFU:n ohjelmien tarjoamiseen ja muuhun toiminnastamme tiedottamiseen, vaihto-ohjelmiin hakemiseen, hakemuslomakkeiden täyttämiseen, viestintään ja kyselyihin vastaamiseen, palvelupyyntöihin vastaamiseen, yhteistyöhön kolmansien osapuolten kanssa.

YFU Suomen keräämät tiedot voivat sisältää käyttötarkoituksesta riippuen esimerkiksi nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, sukupuolen, opiskelupaikan ja tutkinnon, valmistumisvuoden, opiskelualan, valokuvan tai videon, kansallisuuden, passin tiedot, vakuutustietoja, ansioluettelon, kielitaidon, ammatin, terveyshistorian ja lääketieteelliset taustatiedot, ruokarajoitteet ym. tiedot vaihto-oppilasohjelmiin liittyen kuten koetulokset, arvioinnit, vastaukset yksittäisiin kysymyksiin, harrastukset.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

YFU Suomi säilyttää saamansa henkilötiedot koko sopimussuhteiden ajan.

Sopimussuhteena pidetään vaihto-oppilasohjelmia koskevien sopimusten mukaista aikaa sekä aikaa, jona yhdistyksemme vapaaehtoisiksi ilmoittautuneet ovat käytettävissä tai yhdistyksemme jäsenten jäsenyys on voimassa.

Vaihto-oppilasohjelmiin osallistuneiden oppilaiden, heidän huoltajiensa ja isäntäperheidensä tietoja säilytetään viisi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oppilas on palannut kotimaahan ja paluun jälkeiset YFU:n velvollisuuden (kuten paluuvalmennus) häntä kohtaan on suoritettu.

YFU Suomi voi säilyttää henkilötietoja myös kauemmin, mikäli siihen on erityiset perusteet, kuten vireillä oleva tai odotettavissa oleva reklamaatio jo päättyneestä ohjelmasta. Enimmäissäilytysaika on kuitenkin 10 vuotta ohjelman päättymisvuoden lopusta.

Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan tilastointia varten näiden määräaikojen päättymisen jälkeen.

Tietojen tarkastus, korjaaminen ja poistaminen

Jos haluat tarkastaa, korjata, lakkauttaa, poistaa tai muulla tavoin rajoittaa YFU Suomen mahdollisuutta käyttää sellaisia henkilötietoja, jotka olet YFU Suomelle antanut, ota yhteyttä YFU Suomen tietosuojavastaavaan sähköpostitse. Kerro sähköpostissa, mitä henkilötietoihisi liittyvää informaatiota haluat muutettavan ja/tai poistettavan YFU Suomen tietokannoista tai miten haluat rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Näiden oikeuksien toteuttaminen edellyttää, että YFU Suomi voi vahvistaa henkilöllisyytesi luotettavalla tavalla.

Voit tehdä saamiesi uutis- tai markkinointikirjeiden peruutuksen käyttämällä niiden yhteydessä olevaa peruuta- toimintoa tai ilmoittamalla YFU Suomelle sähköpostitse tai puhelimitse, ettet jatkossa halua vastaanottaa markkinointiviestintää. Muutos tulee voimaan viimeistään 30 päivän kuluttua pyynnön vastaanotosta.

Tiettyjä tietoja YFU Suomi voi tarvittaessa säilyttää keskeneräisen palvelun toteuttamiseksi. Huomaa myös, että jos olet kieltäytynyt vastaanottamasta suoramarkkinointiliitännäistä viestintää YFU Suomelta, voit edelleen saada tärkeitä hallinnollisia viestejä.

Tietojen luovutus kolmansille osapuolille

Osa YFU Suomen keräämistä henkilötiedoista luovutetaan EU-, ETA- ja niiden ulkopuolisten maiden YFU- organisaatioille ja muille osapuolille, jotka osallistuvat YFU Suomen palveluiden tuottamiseen. Tietojen luovuttaminen muille YFU–organisaatioille ja yhteistyökumppaneille tapahtuu vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka ovat tarpeen vaihto-oppilaiden sijoittamiseen ja muiden YFU Suomen palveluiden tuottamiseen ulkomailla, ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton YFU Suomen noudattamien henkilötietojen käyttötarkoitusten kanssa eikä loukkaa rekisteröityjen yksityisyyssuojaa. Ulkopuolisille toimijoille toimitetaan ainoastaan kyseiseen toimintoon tarvittavat tiedot.

YFU Suomi ei luovuta henkilötietojasi kolmansien osapuolten suoramarkkinointitarkoituksia varten, paitsi jos henkilötietojasi luovuttamalla tuotetaan ja toteutetaan YFU Suomen palveluita.

Rekisterien suojaus

Kaikki YFU Suomessa käsiteltävät rekisterit on suojattu palomuureilla, suojatuilla tallennuspaikoilla ja salatuilla yhteyksillä. YFU Suomi valvoo ja pitää kirjaa tunnuksista ja niiden käytöstä, joilla henkilötietoihin pääsee käsiksi. YFU Suomen toimitilat, joissa rekistereiden fyysisiä kopioita saatetaan tilapäisesti säilyttää, ovat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilla ei ole pääsyä. Luottamuksellisia henkilötietoja pääsee käsittelemään vain asiaankuuluva henkilö.

Mitään arkaluontoisia henkilötietoja ei luovuteta suoraan sähköpostilla tai puhelimen välityksellä.

Kustannukset rekisteröidylle

Rekisteröidylle ei koidu kustannuksia hänen rekisteritietojensa säilyttämisestä tai niistä kysymisestä, jos tämä tehdään kerran vuodessa viitaten Henkilötietolakiin. Useammin kuin vuoden välein kysytyistä tiedoista YFU Suomi veloittaa 150 euroa (alv 0%).

Evästeiden käyttö

YFU Suomi käyttää sivuillaan cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa muun muassa sivuston perustoiminnot ja auttaa tunnistamaan sivuilla vierailevat kävijät. Tunnistetietojen avulla pystytään parantamaan sivujen sisältöä ja kohdentamaan kävijälle häntä kiinnostavaa sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien päätelaitteita tai tiedostoja.

Mikäli et halua YFU Suomen saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen sekä evästeiden poiston. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin YFU Suomen ylläpitämien sivujen ja tarjoamien palveluiden asianmukaiselle toiminnalle.

Yhteisöliitännäiset

YFU Suomen verkkosivuilla voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolten verkkosivustoihin, kuten Facebookiin, Blogiin, Instagramiin, YouTubeen ja Pinterestiin. Niiden kautta tuleva sisältö latautuu kolmannen osapuolen palvelimilta. Nämä palveluntarjoajat voivat kerätä tietoja kävijän vierailusta kulloinkin voimassa olevien ehtojensa mukaisesti.